Što svaki iznajmljivač treba imati u apartmanu? Dokumenti, pravila i sigurnost

Kućni red, cjenik, GDPR obavijest, Wi-Fi podaci, kontakt domaćina, brojevi hitnih službi i jednostavne upute mogu spriječiti puno nesporazuma tijekom sezone. Gost se osjeća sigurnije, a domaćin ima manje dodatnih pitanja i poziva.
U nastavku donosimo praktičan pregled stvari koje bi svaki iznajmljivač trebao imati u apartmanu, od obaveznih dokumenata do korisnih detalja koji ostavljaju bolji dojam.

1. Rješenje o kategorizaciji i oznaka objekta

Svaki registrirani iznajmljivač treba imati važeće rješenje o kategorizaciji, odnosno dozvolu za pružanje usluga u domaćinstvu. To je osnovni dokument koji potvrđuje da je objekt registriran za iznajmljivanje i dobro ga je imati uredno spremljenog i lako dostupnog u slučaju potrebe ili nadzora.
Za goste je posebno važna standardizirana ploča, odnosno oznaka kategorije objekta. Prije sezone dobro je provjeriti je li ploča čitljiva, neoštećena i postavljena na odgovarajuće mjesto.
Iako ovo možda nije detalj koji će gost posebno komentirati, uredna oznaka objekta i spremna dokumentacija pokazuju ozbiljnost, profesionalnost i dobru organizaciju iznajmljivača.

2. Kućni red, mala pravila za ugodniji boravak

Kućni red ne mora zvučati strogo. Zapravo, najbolje je kada je napisan jednostavno, jasno i prijateljski.
U njemu možete navesti osnovna pravila boravka: vrijeme odmora, korištenje zajedničkih prostora, pravila za pušenje, kućne ljubimce, parking, odlaganje otpada, korištenje klima uređaja i slično. Preuzmite besplatno kućni red »
Dobar kućni red gostu daje jasne smjernice, a domaćinu pomaže spriječiti nesporazume. Nije cilj gostu “naređivati”, nego mu na vrijeme objasniti što je važno za ugodan boravak i dobar odnos sa susjedima, domaćinom i prostorom.

3. Cjenik

Iako većina gostiju danas rezervaciju napravi online i unaprijed zna cijenu boravka, cjenik je i dalje važan dio informacija u objektu.
Cjenik treba biti jasno napisan, ažuran i postavljen na vidljivo mjesto. Može biti u info mapi, u digitalnom vodiču ili na drugom mjestu gdje ga gost može lako pronaći. Postoje i dodatne stavke na koje treba misliti kod cjenika, a više otome pročitajte na » LINKU.

4. GDPR obavijest i obrada osobnih podataka

Budući da iznajmljivači prikupljaju osobne podatke gostiju radi prijave u eVisitor, dobro je gostima jasno objasniti zašto se ti podaci traže i u koju svrhu se koriste.
GDPR obavijest ne mora biti komplicirana. Dovoljno je da gost razumije da se njegovi podaci koriste za zakonsku prijavu boravka i da se s njima postupa odgovorno.
Ovakva obavijest posebno je važna kod stranih gostiju koji su često vrlo osjetljivi na pitanje privatnosti i osobnih podataka. Ako vas zanima više o ovoj temi, pročitajte » Što kada gost ne želi dati na uvid dokument?

5. Obavijest o pisanom prigovoru

U apartmanu bi trebala biti dostupna i informacija o načinu podnošenja pisanog prigovora. Iako se svaki iznajmljivač nada da do toga neće doći, ova informacija pokazuje ozbiljnost i profesionalnost.
Najbolje je navesti jasan kontakt, e-mail adresu ili adresu na koju gost može poslati prigovor, uz kratku i razumljivu uputu.

6. Kontakt podaci domaćina i brojevi hitnih službi

Gost mora znati kome se može javiti ako mu nešto zatreba. Zato je dobro u apartmanu istaknuti kontakt domaćina ili osobe koja je dostupna za pomoć tijekom boravka.
Uz to, preporučujemo dodati i osnovne brojeve hitnih službi: hitna pomoć, policija, vatrogasci, najbliža ambulanta, ljekarna i dežurna služba.
Ovo je posebno korisno stranim gostima, obiteljima s djecom i gostima koji prvi put borave u destinaciji.

7. Prva pomoć

Kutija prve pomoći je mala stvar koja može biti jako važna. Treba biti dostupna, uredna i postavljena na mjesto koje gost može lako pronaći.
Prije sezone provjerite rok trajanja proizvoda i nadopunite ono što nedostaje. Flasteri, zavoj, antiseptik i osnovni pribor mogu gostu pomoći u sitnim nezgodama bez potrebe za panikom ili hitnim traženjem ljekarne.

8. Protupožarni aparat i upute za hitne situacije

Ako je za vaš objekt propisan protupožarni aparat, važno je da bude ispravan, dostupan i redovito servisiran. Posebno obratite pažnju ako imate kuću za odmor, veći objekt, roštilj, kamin ili više etaža.
Kod većih objekata korisno je imati i jednostavne upute za postupanje u hitnim situacijama. To može biti kratak plan evakuacije, oznaka izlaza ili informacija gdje se nalazi oprema za sigurnost.
Gost se možda nikada neće morati koristiti tim informacijama, ali njihova prisutnost daje dodatni osjećaj sigurnosti.

9. Prijava gostiju kroz eVisitor

Evidencija gostiju kroz eVisitor jedna je od najvažnijih obveza iznajmljivača. Zato je dobro unaprijed imati pripremljen način prikupljanja podataka.
Ako koristite self check-in, kasne dolaske ili goste koji dolaze iz više zemalja, jasna uputa oko slanja dokumenata i prijave može vam uštedjeti puno vremena.
Najvažnije je da gost zna zašto tražite podatke i da proces bude jednostavan, brz i profesionalan.

10. Upute za uređaje i osnovna pravila korištenja apartmana

Nije svaki gost naviknut na isti tip klime, bojlera, perilice, štednjaka ili TV-a. Ono što je nama jednostavno, gostu može biti potpuno nepoznato.
Zato je korisno pripremiti kratke upute za korištenje uređaja. Ne trebaju biti duge. Dovoljno je nekoliko jasnih rečenica ili kratki vizualni prikaz. Primjerice:
• kako uključiti klimu,
• gdje se podešava bojler,
• kako koristiti perilicu,
• kako upaliti TV,
• što napraviti ako nestane struje,
• gdje se nalazi osigurač.
Ove sitnice smanjuju broj poziva domaćinu i pomažu gostu da se lakše snađe.

11. Parking, odvajanje otpada i check-out upute

Gosti jako cijene jasne upute. Posebno kada je riječ o stvarima koje ih mogu zbuniti već prvi dan.
Zato u apartmanu treba jasno navesti:
• gdje se nalazi parking,
• gdje se odlaže otpad,
• odvaja li se plastika, papir, staklo i biootpad,
• kada je check-in,
• kada je check-out,
• gdje gost ostavlja ključ,
• treba li prije odlaska zatvoriti prozore, isključiti klimu ili iznijeti smeće.
Ovo su male informacije, ali jako pomažu da odlazak gosta prođe uredno i bez dodatnih pitanja.

Dobro pripremljen apartman nije samo lijepo uređen apartman. To je prostor u kojem gost ima sve informacije koje mu trebaju, zna kome se može obratiti i osjeća da je domaćin mislio na detalje.
Za iznajmljivača to znači manje stresa, manje nesporazuma i bolju organizaciju tijekom sezone.
Prije dolaska prvih gostiju, prođite još jednom kroz apartman i provjerite imate li sve važne dokumente, obavijesti, kontakte i upute. To je mali korak u pripremi, ali može napraviti veliku razliku u dojmu gosta i kvaliteti cijele sezone.