GDPR je nova Europska regulativa čiji cilj je izjednačiti sve zakone vezane za zaštitu osobnih podataka na cijelom prostoru Europske Unije. Uvođenje uredbe će dati pojedincima više kontrole nad upravljanjem i dijeljenjem osobnih podataka sa trećim stranama.
Ova uredba stupa na snagu 25. svibnja 2018. godine, te se potrebno dobro informirati kako bi izbjegli moguće probleme tijekom sezone. U nastavku vam donosimo neke osnovne smjernice kojih bi se trebali pridržavati kako bi radili u skladu sa ovom uredbom.
Kako bi mogli razumjeti opseg ove uredbe, potrebno je prvo razumjeti što sve može biti OSOBNI PODATAK.
Osobni podaci su sve informacije koje se odnose na neku osobu, a koje mogu služiti za utvrđivanje identiteta osobe. To mogu biti oni očiti podaci kao što su ime i prezime, OIB, broj telefona ili mobitela, e-mail adresa, slika, IP adresa. Ali i neki drugi podaci kao što su popis glazbe, popis literature, spol, rasa, vjerska opredijeljenost i slično, uz pomoć kojih se neizravno i kombiniranjem više informacija može zaključiti točan identitet osobe.
Kako GDPR utječe na privatne iznajmljivače?
Vi se kao iznajmljivač, svakog dana susrećete sa osobnim podacima gostiju, te morate iznimnu pažnju posvetiti čuvanju osobnih podataka Vašeg gosta. To znači da osobne podatke koje Vam gost ostavi, bilo svjesno ili nesvjesno, ne smijete prosljeđivati trećim stranama. U ovom slučaju, Vi ste, kao pružatelj smještaja, odgovorni za čuvanje podataka gosta te Vam Agencija za zaštitu osobnih podataka (AZOP) može doći u kontrolu.
Što se NE SMIJE raditi prema GDPR-u?
Ne smijete kopirati ni fotografirati osobne dokumente gostiju, ne smijete čak ni prepisati informacije s dokumenata, jer se navedeno, prema EU Uredbi smatra nepotrebnim prikupljanjem podataka. Ne smijete prikupljati e-mailove gostiju kako bi im čestitali rođendan ili pak poslali novu ponudu (newsletter). Također, sliku sa ljetovanja starih gostiju ne bi smjeli postaviti na svoju web stranicu, bez prethodnog odobrenja gosta, koje ćete moći dokazati.
Dakle nije dozvoljeno nikakvo zadržavanje i sakupljanje podataka, koje zakonom nije propisano, osim ako ste dobili dozvolu od gosta. Ako niste dobili dozvolu, bilo kakav sadržaj pomoću kojeg se može identificirati pojedinca ne možete koristiti u marketinške ili bilo koje druge svrhe. Navedene aktivnosti možete raditi samo ako imate PRIVOLU, odnosno dozvolu gosta koju možete dokazati.
Što je sa prijavom gostiju na e-visitor?
Prijava gostiju na e-visitor zakonski je regulirana, te Vam gost mora omogućiti pristup podacima potrebnima za prijavu, odjavu i evidenciju. Prilikom traženja identifikacijskih isprava, informirajte gosta da je to Vaša zakonska obveza, odnosno da ga bez toga ne možete prijaviti i pružiti mu uslugu smještaja.
Podaci koje prema zakonu morate prikupljati kako bi prijavili goste na e-Visitor su definirani Pravilnikom o obliku, sadržaju i načinu vođenja knjige gostiju i popisa gostiju a obuhvaćaju sljedeće:
• redni broj upisa gosta
• ime i prezime
• spol
• država i datum rođenja
• državljanstvo
• vrsta i broj isprave o identitetu
• prebivalište (boravište) i adresa
• vrsta pružene usluge
• datum i vrijeme prijave
• datum i vrijeme odjave
Navedenim pravilnikom definirano je i da se postupak prijave i odjave gostiju vrši na temelju podataka iz osobne iskaznice, putovnice ili neke druge identifikacijske isprave. Stoga, gosta smijete i trebate zatražiti identifikacijski dokument, kako bi ispunili svoju zakonsku obvezu prijave gostiju na e-Visitor.
Na linku u nastavku možete pronaći objašnjenje za goste o prikupljanju njhovih podataka po zakonskoj osnovi, za prijavu na eVisitor. ovaj tekst možete izvjesiti u apartmanu ili dodati u vaš u kućni red.
Objašnjenje za prikupaljanje podataka za eVisitor
Kako prijaviti gosta ako ne smijemo fotografirati dokumente?
Najbolje rješenje bi bilo da po dolasku gostiju zatražite njihove dokumente i ispred njih odmah unesete sve podatke u e-Visitor. To može biti naporno i oduzimati Vam dragocjeno vrijeme, ali to je jedini ispravan način. Ukoliko ipak želite kopirati ili fotografirati dokumente, trebate imati privolu gosta za navedenu radnju. Dakle, gost Vam mora potpisati dokument kojim potvrđuje da vi njegovu osobnu iskaznicu ili putovnicu smijete fotografirati/kopirati.
Nakon unosa gosta u e-Visitor fotografiju trebate odmah i trajno izbrisati, a kopiju dokumenta uništiti (nije dovoljno zgužvati papir i baciti u kantu, već ga treba iskidati na male komadiće i baciti).
Što je sa slanjem obavijesti o ponudama i akcijama?
Ako prikupljate e-mail adrese gostiju kako bi im slali newslettere ili obavijesti, to više ne bi smjeli, osim ako imate dokazivu dozvolu gosta kojom Vam on daje svoj pristanak na primanje ovakvih vrsta obavijesti. To se zove PRIVOLA i morate ju imate za sve podatke gostiju koje čuvate, izuzev onih podataka čije je čuvanje zakonom definirano i obvezno. Preporučamo Vam da napravite pismenu privolu koju gost potpisuje. Na ovaj način imate čvrsti dokaz da podatke možete koristiti.
Kako napisati privolu?
Privola je zapravo dozvola kojom Vam gost daje svoju suglasnost da koristite njegove osobne podatke u određenu svrhu. Vi, kao osoba odgovorna za osobne podatke, morate moći dokazati da Vam je gost dao privolu, pa svakako preporučamo da to bude u pisanom obliku, gdje gost svojim potpisom daje pristanak. Privolu morate imate za svaku aktivnost posebno, dakle ako želite gostima čestitati rođendan i slati promotivne materijale, morate imati jednu privolu za slanje čestitke a drugu za slanje promo materijala.
Svaka privola mora sadržavati točno ime i prezime gosta te ime i prezime osobe koja će koristiti podatke. Treba biti jasno definirano u koju svrhu će se podaci koristiti i koliko dugo će se isti čuvati. Također, treba biti točno definirano na koji način će se podaci čuvati i na koji način će se uništiti po isteku vremena čuvanja. Imajte na umu da privolu gost može povući u bilo kojem trenutku.
